¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación?

A 5 marzo 2013, en Sin Categoría, por Juan Ignacio Matamoros

Interesante cuestión, tanto es así que numerosas previsiones legales de amplio alcance refieren plazos distintos atendiendo al tipo de documentación de que se trate …  Empecemos por la más reciente, la Ley 10/2010 de Prevención de Blanqueo de Capitales (LPBC) establece un período mínimo de 10 años para documentos que evidencien el cumplimiento de las obligaciones PBC.

Por su parte, nuestro vetusto Código de Comercio de establece en su art. 30 el plazo general de 6 años “(…) a partir del último asiento realizado en los libros (..)” Si bien como aclara la AEAT «Este plazo, no coincide con el de prescripción (4 años) del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, por lo que puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.”

Sin entrar en regulaciones sectoriales que pueden imponer plazos de conservación de hasta 40 años, particularmente en el ámbito de la protección laboral en trabajos con riesgo. Debemos enfrentarnos a la cuestión de CÓMO conservamos ingentes cantidades de documentación durante largos períodos de tiempo; en este sentido, dos propuestas complementarias:

A)     Escáner homologado por la AEAT para digitalización certificada. Que no fotografía el documento sino que lo “lee” reproduciéndolo en un formato digital aceptado por Hacienda.

B)     Copias de seguridad remotas. Un proveedor de garantías para este servicio posibilita la recuperación de información ante pérdidas por robo o desastres y consecuentemente el cumplimiento legal en este aspecto.

Para ampliar información, escríbenos un e-mail a través de totaldat/contacto

 

 

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